Paragraaf Bedrijfsvoering

 
Algemeen 
De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de beleidsvoornemens en de resultaten rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering bedoelen we de processen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij ons als college. In deze paragraaf informeren wij de raad over de belangrijkste thema's en beschrijven we achtereenvolgens wat we hebben bereikt en wat we daarvoor hebben gedaan. 

1. Organisatieontwikkeling 

Wat hebben we bereikt?  
Het jaar 2024 was voor onze organisatie een onrustig maar productief jaar. Het bestuurlijk-ambtelijk samenspel bleek weerbarstig en de organisatie stond onder druk. Elders is daar al voldoende over geschreven. Wisselingen op ambtelijk niveau die zich mede in relatie daarmee afspeelden (directie, management, medewerkers) hadden aanzienlijke impact, zowel op de continuïteit van de organisatie als op de productiviteit. De wisselingen leidden echter ook tot nieuwe, kansrijke impulsen voor de komende jaren. Dit alles speelt zich af tegen de achtergrond van forse bezuinigingsinspanningen (Ronde van Houten en Toekomstbegroting). 

Wat hebben we ervoor gedaan?  
2024 was een productief jaar. Er is veel bereikt door onze medewerkers en er is nog veel te doen. Deze hele paragraaf verhaalt hier op hoofdlijnen over. Een korte bloemlezing vooraf: 

1. Planning & control. Alle planning- & controldocumenten werden op tijd opgeleverd en door uw raad vastgesteld.  

2. Verbetering bedrijfsvoering. In de eerste helft 2024 werd een brede inventarisatie opgeleverd voor de noodzakelijke verbeteracties op gebied van de bedrijfsvoering. Onderdelen hiervan zijn inmiddels opgepakt. Aan een verbeterplan is in de tweede helft 2024 met vereende krachten, zodat de bedrijfsvoering in samenhang ook echt gaat werken. De verbindingen tussen de onderdelen zijn inmiddels versterkt.  

3. Voorbeelden van inspanningen. Concreet is gewerkt aan het verbeteren van werkprocessen. Er zijn inhaalslagen gemaakt en verder voorbereid op gebied van IT en informatievoorziening. De financiële en personele processen zijn versterkt. Bovendien is het management meer in positie gebracht (verantwoordelijkheden en bevoegdheden, met een directie op sterkte) en dat was echt nodig.  

2. Personeel en organisatie 

Wat hebben we bereikt? 
De organisatie staat gesteld voor de uitdaging om vakbekwame, gemotiveerde en vitale medewerkers tijdig aan te trekken, te behouden én effectief in te zetten. Werken aan goed werkgeverschap staat nooit stil en is een voortdurend proces. In 2024 hebben we de volgende resultaten geboekt: 

1. We zijn dit jaar weer in staat geweest om het toenemend aantal werving- en selectieprocedures goed te doorlopen (2022: 72, 2023: 80, 2024: 92). Hierdoor hebben we een groot aantal nieuwe medewerkers aan onze organisatie kunnen binden. Mooi succes daarbij is dat we ook een voltallig nieuwe directie hebben geselecteerd.  

2. Het ziekteverzuimpercentage is in 2024 wederom gedaald naar gemiddeld 5,88% ten opzichte van 6,5% in 2023.  

3. De medewerkers hebben hun kennis en vaardigheden op peil kunnen brengen en houden, door de benutting van het daarvoor bestemde opleidingsbudget.  

4. Medewerkers, die met (vroeg)pensioen gingen hebben, indien dit nodig werd geacht, hun kennis en ervaring kunnen overdragen.  

5. Er zijn drie nieuwe medewerkers aan het werk via het construct van de garantiebaan. In totaal bieden wij nu werk in de organisatie aan zes medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt.  

Wat hebben we daarvoor gedaan? 

1. Werving. In deze krappe arbeidsmarkt is een meer krachtige en moderne arbeidsmarktbenadering van cruciaal belang. De in 2023 opgestelde arbeidsmarktvisie biedt hiervoor goede handvatten waar we mee aan de slag zijn gegaan. Concreet is het foto- en beeldmateriaal verbeterd, dat wordt gebruikt bij de arbeidsmarktcommunicatie. We kiezen daarbij voor het inzetten van meer effectieve wervingskanalen, zoals LinkedIn. Versterkende arbeidsvoorwaarden zijn ook belangrijk. In 2024 zijn daarom nieuw aan het arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd: de leasefiets, de NS businesscard en het vitaliteitsbudget.  

2. Arbo en gezondheid. In 2024 is in samenwerking met de arbodienst, ingezet op snelle en gerichte acties bij startend verzuim. Dit helpt bij gerichte terugkeer in het werk en het voorkomen van frequent of langdurig verzuim. Daarbij besteden we meer aandacht aan het preventieve spreekuur en is het spreekuur van de fysiotherapeut op kantoor weer opgestart. Er is daarnaast meer aandacht gekomen voor de impact van overgangsklachten op de inzetbaarheid van vrouwen in het werk. Ook is de uitvoering van de RI&E gestart, om daarmee de psychosociale arbeidsbelasting in beeld te krijgen.  

3. Opleiden en ontwikkelen. Het opleidingsbudget is goed benut. Het is zowel besteed aan collectieve als aan individuele trajecten en trainingen. Dit jaar vormde het leren en ontwikkelen in het licht van de implementatie Omgevingswet een belangrijk speerpunt. Ook is er veel gebruik gemaakt van de mogelijkheid om individuele opleidingen en trainingen te volgen, ten behoeve van het vergroten van vakkennis, persoonlijke ontwikkeling of loopbaanbegeleiding. Veel trajecten krijgen vorm via onze eigen Houten Academie.   

4. Vitaliteit. Er is ingezet op het faciliteren van warme overdracht van kennis en ervaring vooruitlopend op (vroeg)pensionering, door middel van het organiseren van tijdelijk dubbele bezetting. Het door de raad hiervoor beschikbaar gestelde tijdelijke vitaliteitsbudget maakt dit mede mogelijk.  

5. Inclusie. We dragen uit dat iedereen welkom is bij de gemeente Houten. Het management wordt zo goed mogelijk gefaciliteerd bij het creëren van een mogelijke garantiebaan binnen het team. We werken daarbij nauw samen met de WIL. Het door de raad beschikbaar gestelde budget maakt dit mede mogelijk.  

3. ICT en informatievoorziening 

Wat hebben we bereikt? 

We hebben een grote opgave om de informatievoorziening te verbeteren. In de begroting 2024 is specifiek aangegeven dat naast de reeds ingezette verbeteringen het noodzakelijk is om aan de slag te gaan met: 

1. het verbeteren en borgen van processen; 

2. het op orde brengen van de informatiehuishouding; 

3. het op orde brengen van het informatie- en archiefbeheer. 

In 2024 zijn flinke stappen gezet om de informatievoorziening in de breedte te professionaliseren. Het team Informatie is grotendeels op sterkte en de nieuwe rollen in de regie-organisatie zijn ingevuld. Bovenstaande punten zijn opgepakt en in gang gezet. De komende jaren zullen deze verder worden gebracht. 

Wat hebben we daarvoor gedaan? 

Hieronder een overzicht van de belangrijkste zaken: 

1. Opstellen van processen. Een flink deel van de processen rondom rechtmatigheid is beschreven. Daarnaast is tooling ingericht om alle processen op een uniforme manier te beschrijven en te beheren. Er is een start gemaakt met het opstellen met een visie op procesmanagement en een procesarchitectuur van waaruit kan worden gewerkt. In de komende jaren zal nog veel aandacht nodig zijn voor procesmanagement om ervoor te zorgen dat dit beklijft binnen de organisatie. 

2. Informatiehuishouding. Er is veel voorbereidend werk uitgevoerd rondom verbeteringen van de informatiehuishouding. De bewaarstrategie is opgesteld waarmee de basis is gelegd voor verdere uitwerking. De nieuwe visie op zaakgericht werken is opgesteld en wordt meegenomen in het traject. Het brede project rondom de daadwerkelijke realisatie van de informatiehuishouding is in september opgestart en zal zeker tot en met 2026 doorlopen.  

3. Informatie- en archiefbeheer. Rondom het informatie- en archiefbeheer zijn veel verbeteringen doorgevoerd aan de hand van een verbeterplan en is de eerste versie van het kwaliteitshandboek gereed. 

4. Outsourcing IT-infrastructuur en beheerdiensten. Alle servers, cloud-omgevingen en infrastructuur zijn ondertussen gemigreerd naar de (cloud-) omgeving van de dienstverlener en worden nu ook door hen beheerd. De beheer-organisatie is daarvoor ingericht. In de eerste helft van 2025 volgt het beheer van de virtuele desktop-omgevingen. 

5. Werken met architectuur. Om de hele informatievoorziening in grip te krijgen en te laten aansluiten op de behoeften, processen en benodigde innovaties, is gestart met het werken met zogenaamde enterprise architectuur. Dit betekent dat alle veranderingen altijd integraal worden benaderd waarbij de daadwerkelijke producten/diensten, proces en bedrijfsfuncties, benodigde informatie voor dat proces en de daarvoor weer benodigde applicatie en infrastructuur in totaal worden bezien. 

In de begroting 2024 is voor Informatievoorziening meer budget ter beschikking gesteld. Dit extra budget is op de volgende manieren ingezet: 

• Het team Informatie is uitgebreid met een aantal formatieplaatsen zodat de regie, informatievoorziening en procesadvisering kan worden versterkt. In de loop van 2024 zijn deze vacatures grotendeels ingevuld. Dit is wel meer geleidelijk gebeurd dan begroot.  

• Het budget voor de outsourcing van de beheerdiensten is flink verhoogd. Ook hiervoor geldt dat de besteding meer geleidelijk is gebeurd dan begroot door enige uitloop in het transitie-project. 

• Het projectbudget voor zaken rondom de informatiehuishouding is vanaf Q3 ingezet. Dit project zal de komende jaren doorlopen en een deel van het budget voor de projectuitvoer en inhuur is in de tweede berap doorgeschoven. 

4. Financiën 

Wat hebben we bereikt 
Houten is een gemeente die conform financiële wetgeving handelt, haar facturen op tijd betaald en via onder andere de P&C cyclus de raad meeneemt in wat we willen gaan doen en wat we hebben gedaan en bereikt. Waarbij we steeds streven naar een betere informatiewaarde van de P&C stukken als onderligger voor besluitvorming. 

Wat hebben we daarvoor gedaan 

1. Planning & Control. De P&C cyclus is verbeterd, onder andere door het afschaffen van de maandelijkse begrotingswijzigingen. Alle aanvragen voor extra geld lopen daardoor via de perspectiefnota. De (ongelukkige) naamsverandering naar Integraal Financieel Perspectief blijft eenmalig. De verschillende P&C producten zijn op tijd opgeleverd. 

2. Participatie. Het participatietraject de Ronde van Houten is gerealiseerd waarmee we op een vernieuwende manier vorm hebben gegeven aan de wens om de bewoners mee te laten denken aan het noodzakelijke bezuinigingstraject; 

3. Financiële processen. De belangrijkste financiële processen zijn beschreven en vastgesteld. De verplichtingenadministratie en de prestatieakkoordverklaring is gemeente breed geïmplementeerd waardoor controle en verwerking van facturen beter geborgd is (de werkwijze wordt in 2025 vastgesteld). Door verdergaande digitalisering op de financiële administratie (inboeken factuur, versturen van facturen, extra controle bankrekening aanpassingen) is er meer control en efficiëntie gerealiseerd.  

5. Inkoop 

Wat hebben we bereikt 
We kopen in met een breder kennis van de markt waardoor er beter renderende contracten voor de gemeente afgesloten kunnen worden. Het aspect duurzaamheid versus optimale kosten over de gehele levensduur is een belangrijk uitgangspunt 

Wat hebben we daarvoor gedaan 

1. Omvang. 10 Europese aanbestedingen, 27 meervoudig onderhandse aanbestedingen en 172 enkelvoudig onderhandse aankopen gefaciliteerd met een totale waarde van meer dan 40 miljoen euro.  

2. Werkwijze. Het aantal begeleide inkooptrajecten blijft groeien, van 136 in 2022 tot 209 trajecten in 2024. Voor steeds meer onderhandse aanbestedingen wordt een marktverkenning uitgevoerd. Door vanuit een marktconsultatie te werken wordt de juiste inkoopstrategie bepaald. 

3. Rechtmatigheid. Het aandeel onrechtmatige inkopen is gedaald t.o.v. 2023. 

4. Duurzaamheid. Er is een nauwe samenwerking met het programma Duurzaamheid bij grote aanbestedingen. Hierdoor is een tweede plaats behaald bij duurzaam aanbesteden voor kleine gemeenten van de organisatie “Bouwend Nederland” 

5. Lokale economie. Een steeds groter aandeel van de opdrachten wordt gegund aan regionaal/lokaal gebonden partijen. Dit percentage is van 37% in 2022 gestegen tot 48% in 2024. 

6. Vastgoed  
    
   Wat hebben we bereikt  

Team Vastgoed is qua bezetting en organisatie verstevigd. We hebben een beter zicht op 1) het gewenste gebruik, 2) het onderhoud en 3) de verduurzaming van de gebouwen in de gemeentelijk vastgoedportefeuille. Die thema's spelen ook bij het verouderde gemeentehuis. Wij onderzoeken de mogelijkheden van de huidige locatie, maar ook die van een alternatieve locatie.  

Wat hebben we daarvoor gedaan 
Begin 2024 is de nota “Visie op maatschappelijk vastgoed” aangenomen door de raad en is de hervorming van Team Vastgoed ingezet. In die visie wordt ook het samenspel en dienstverlening met andere teams beschreven. Met behulp van externe adviseurs is gewerkt aan beleidsdocumenten en is onderzocht welke voorzieningen Houten heeft en nog zou kunnen gebruiken. Ook de inzet voor groot onderhoud en verduurzaming is in beeld gebracht. Een nadere vaststelling en planning van activiteiten volgt in 2025 na vaststelling door de raad van de beleidsstukken bij de diverse thema's.         

7. Facilitair  
    

Wat hebben we bereikt? 
Afdeling Facilitair heeft zich gefocust op stabilisering en uitbreiding van de dienstverlening. We staan positief in onze kerntaak en dat is het ondersteunen van de primaire processen binnen gemeente Houten. We nemen een adviserende en ondersteunende rol aan om zo breed mogelijk de interne en externe gasten te ontlasten.  

Wat hebben we daarvoor gedaan? 
We hebben een nieuw Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) aangeschaft. Hiermee kunnen we onze middelen efficienter inzetten en beheren en krijgen we beter inzichtelijk waar we tegen knelpunten aanlopen. De implementatie van dit systeem is reeds gestart en ronden wij af in Q2-2025.  

8. Juridische zaken 

Houten wil een inwonersgerichte en betrouwbare overheid zijn. Dat betekent dat we de juridische kwaliteit van onze dienstverlening bewaken en bevorderen en dat we als gemeente rechtmatig, behoorlijk maar ook rechtvaardig handelen. 

Wat hebben we bereikt? 
We streven naar juridische kwaliteit in onze besluitvorming en versterken van het juridisch bewustzijn van alle medewerkers. Wij garanderen zorgvuldige rechtsbescherming voor onze inwoners en organisaties en ondernemers. Dit doen we laagdrempelig en mensgericht. Elk bezwaar of klacht is een signaal of geeft ons informatie om van te leren.  

Wat hebben we daarvoor gedaan? 

1. Juridische kwaliteitszorg. In het kader van juridische kwaliteitszorg zijn we in 2024 gestart met een risicoanalyse en beheersplan. We hebben de juridische kwaliteit in onze gemeente onder de loep genomen en waar verbetermogelijkheden lagen hebben we die opgepakt.       

2. Deskundigheid. Om te zorgen voor zorgvuldige voorbereide, gemotiveerde en dus juridisch houdbare besluiten, hebben we basistrainingen op inhoud en vaardigheden verkend en gestart in 2024. Daarnaast hebben we een juridische scan uitgevoerd in onze werkprocessen en verbeteringen aangebracht, bijvoorbeeld in formats en voorbeeldbrieven, de verplichte stappenstructuur en termijnbewaking.        

3. Werkwijze bezwaarschriften. Bij de behandeling van bezwaarschriften kijken we eerst of er via een informele weg een oplossing kan worden gevonden. Als dat niet lukt, maken we een onafhankelijke volledige heroverweging op formele en materiele gronden. Dit doen we binnen de wettelijke termijn. Waar mogelijk en nodig passen we de menselijk maat toe.  

4. Klachtenbehandeling. Hierbij streven naar een informele aanpak om ontevredenheid weg te nemen. De signalen en informatie die dit oplevert helpt ons kritisch te kijken naar dienstverlening en deze waar mogelijk en gewenst te verbeteren.   

5. Woo. Over de afhandeling van Woo-verzoeken zie paragraaf 1.4.2.9. 

Aantallen binnengekomen  

* nog onder voorbehoud van def. cijfer
** sinds 1 mei 2022 onder nieuwe regime van de Woo. 

We zien over het algemeen een gelijkmatig beeld qua aantallen met een trend tot een lichte stijging. Soms een uitschieter bij bezwaren of woo-verzoeken, dat heeft dan specifiek met een bepaald complex dossier te maken.  
In 2024 zijn beduidend meer klachten ingediend dan voorgaande jaren. Een groot deel van deze klachten is vrij vlot afgehandeld door snel reageren en informeel oppakken.

9. Concerncontrol 

Wat hebben we bereikt? 
Concerncontrol houdt als de ‘kritische vriend’ van het management, de directie en het college een scherpe blik op de kwaliteit van de gemeente brede interne beheersing. Dit doen we door het bewaken en actualiseren van de kaders, bijdragen aan de verbetering van de interne beheersing en toetsen van de naleving van wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). In onze sterk in beweging zijnde organisatie is dat extra uitdagend. 
In het afgelopen jaar is in dit kader de visie op concerncontrol herzien en zijn de kaders voor een goed financieel beheer geactualiseerd. 

Wat hebben we ervoor gedaan? 

• Visie. De ambitie is om de adviesrol van concern control te versterken met betrekking tot de kwaliteit van de interne organisatie (de bedrijfsvoering) van de gemeente, passend in het drielijnenmodel dat in 2023 en 2024 is geïntroduceerd.  

• Financiële verordening. Deze is op 10 december 2024 door de raad vastgesteld. De verordening fungeert nu als een kapstok voor aanverwante nota’s met betrekking tot activa, onderhoud, reserves en risicomanagement. Daarnaast zijn de criteria voor afwijkingen van de begroting verduidelijkt.  

• Frauderisico’s. De gemeente is afgelopen jaar geconfronteerd met een vermoeden van fraude. Intern en extern onderzoek heeft bevestigd dat hier geen sprake van is geweest. Een handvat hoe te handelen bij mogelijke onregelmatigheden is in 2024 opgesteld. Hierin geven we informatie over hoe er uitvoering gegeven wordt aan het beheersen van fraude, het bevorderen van integriteit en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze nota zal naar verwachting medio 2025 worden vastgesteld.  

• Risicomanagement. In 2024 is het beleid rondom risicomanagement geëvalueerd. Dit heeft inmiddels geleid tot een voorstel voor een nieuwe nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen. Deze nota zal naar verwachting medio 2025 worden vastgesteld. 

• Beoordeling interne beheersing. Met het beoordelen van de interne beheersing van processen krijgen we inzicht vanuit de eigen organisatie in de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties. Hierbij beoordelen we de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen van (belangrijke) financiële processen. Met onze bevindingen geven we inhoud aan de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze beoordeling doen we jaarlijks op basis van het door het college vastgestelde VIC-plan (2023-2024). Daarvoor maken we ook gebruik van het door de raad op 19 maart 2024 vastgestelde normenkader rechtmatigheid.  

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording 

Algemeen
In de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig zijn verantwoord. Dit ziet toe op de juiste toepassing en naleving van het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves (€ 151,5 miljoen) en is daarmee vastgesteld op € 4,5 miljoen.

Verbijzonderde interne controle
De rechtmatigheidsverantwoording komt tot stand door het uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Deze controlewerkzaamheden zijn gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen van (belangrijke) financiële processen. Dit zijn de bouwstenen voor de door het college op te nemen rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2024.

De controlewerkzaamheden zijn gebaseerd op het door het college vastgestelde VIC-plan 2023-2024 en de daarin opgenomen planning. De controle van de processen en posten vindt plaats met behulp van een controleplan en het door de raad op 19 maart 2024 vastgestelde normenkader rechtmatigheid.

Bevindingen
Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en
lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 17,9 miljoen bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 4,5 miljoen. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 1,5 miljoen acceptabel op basis van door de raad vastgestelde afspraken.

De geconstateerde afwijkingen kunnen als volgt worden weergegeven:
(bedragen x € 1.000)

Voor de geconstateerde afwijkingen is een rapportagegrens gehanteerd € 75.000.

Niet naleven van de Europese aanbestedingsregels

Met betrekking tot de naleving van de Europese aanbestedingsregels merken we op dat 10 onderzochte dossiers (leveranciers) als niet rechtmatig zijn beoordeeld. Dit betreft een bedrag van € 438.000. De informatievoorziening en de dossiervorming in het primaire proces is nog niet op orde.
Op het gebied van inhuur is zichtbaar dat het centrale contractregister inhuur en de inzet van dynamisch aankoopsysteem meer zekerheid bieden ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Ook de grotere inzet van de inkoopadviseurs is zichtbaar. 

In het afgelopen jaar zijn maatregelen in gang gezet om deze onrechtmatigheden te voorkomen. Het (juist) vastleggen van verplichtingen met de daarbij behorende overeenkomsten/opdrachten in de financiële applicatie en van inkoopdossiers en bijbehorende documenten in het zaaksysteem behoeft nog aandacht. Dit geldt ook voor de dossiervorming van inkopen en aanbestedingen, het inrichten van contractmanagement en de inrichting van een geautomatiseerde rapportage (informatievoorziening) voor de spendanalyse. Bij de uitwerking van het verbeterplan ‘Voor Elkaar!’ worden de nog benodigde maatregelen betrokken.

Afwijkingen van de begroting 

De afwijkingen zijn ontleend aan de  analyse van het resultaat per programma. Dit is toegelicht in het jaarverslag onder het hoofdstuk ‘Wat heeft het gekost’ van het betreffende programma. De afwijkingen zijn vervolgens beoordeeld aan de hand van de financiële verordening 2024. Alle afwijkingen zijn in absolute bedragen opgenomen.

De geconstateerde afwijkingen kunnen als volgt worden weergegeven:

Overschrijding van lasten, investeringskredieten en reserves
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting (i.c. overschrijding van de lasten) als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties (FV art. 10 lid 4):

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding

compenseren.

2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding past binnen het bestaande beleid van de raad.

De afwijking van de overschrijding lasten op programma’s (1a) kan als volgt worden gespecificeerd.

De afwijking van de overschrijding investeringskredieten (1b) kan als volgt worden gespecificeerd.

De afwijking van de overschrijding ongeautoriseerde reservemutaties (2) kan als volgt worden gespecificeerd.

Overige afwijkingen
Begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van de lasten
en de baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze zijn alleen onrechtmatig als die niet tijdig tot
een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Deze worden als begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Afwijkingen worden
als tijdig aangemerkt als de (verwachte) afwijking is opgenomen in een bestuursrapportage of in
een raadsinformatiebrief uiterlijk in december van het betreffende begrotingsjaar (FV art. 10 lid 5).

Uit de analyse van de afwijkingen blijkt dat vrijwel alle afwijkingen welke zich hiervoor kwalificeren niet tijdig zijn gemeld. Deze zijn wel nader toegelicht in het hoofdstuk ‘Wat heeft het gekost’ van het betreffende programma.

De volgende afwijkingen zijn wel tijdig gemeld en kunnen als volgt worden weergegeven.

Het college neemt zich voor om de volgende maatregelen te treffen om de afwijkingen over 2024 te verminderen.

• De raad (tussentijds) tijdig informeren over afwijkingen zowel inhoudelijk als financieel. 
• De interne voorspelbaarheid van het resultaat meer aandacht en verdieping geven.
• Bij tussentijdse rapportages nauwkeuriger sturen op en analyseren van mogelijke begrotingsafwijkingen in de laatste maanden van het jaar.

Voor de geconstateerde afwijkingen is een rapportagegrens gehanteerd € 75.000. 

Resultaat personeelslasten reguliere bezetting 
In onderstaand overzicht staan de totale personeelslasten van de reguliere bezetting.  
 

In de afgelopen jaren is gebleken dat de beschikbare loonruimte in de salarisbegroting, om inhuur te
bekostigen, onder druk staat. De vrije ruimte in de salarisbegroting is in de afgelopen jaren afgenomen en
daarmee de speelruimte voor inhuur ten behoeve van het waarborgen van de continuïteit in de uitvoering. Dit
komt doordat er bij de vorige bezuinigingsronde €100.000 is bezuinigd, er momenteel meer medewerkers in
het maximum van de functieschaal zitten en de krappe arbeidsmarkt een steeds grotere druk legt op de
inschaling.
Uiteraard is er ook dit jaar sprake geweest van inhuur ten behoeve van ziektevervanging en inhuur ten

behoeve van werkdrukverlaging. Dit jaar hebben we de systematiek, om beter inzicht te verkrijgen in de uitputting van de beschikbare loonruimte, beter ingeregeld. Daardoor zijn we gedurende het jaar beter in staat geweest om te monitoren en meer in control.  

Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling  
De stand van de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling is per 31 december 2024 € 0,197 miljoen. De besteding van deze bestemmingsreserve is gericht op de inzet voor tijdelijke versterking van de organisatie, flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie, vitaliteitsbeleid en garantiebanen in de periode 2023-2025. Zie ook de toelichting onder Personeel en Organisatie. Deze reserve wordt langzaam afgebouwd.

De mutaties in de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling zijn in onderstaande tabel weergegeven.

De middelen per 31 december 2024 zijn als volgt te specificeren: 

1. Reservering voor garantiebanen (€ 0,075 miljoen) 

2. Reservering voor flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie (€ 0,045 miljoen) 

3. Reservering in het kader van vitaliteitsbeleid (€ 0,077 miljoen) 

In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.  

*) In de primitieve begroting is nauwelijks sprake van geraamde inhuur omdat het vooral gaat over vervanging bij ziekte. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd, incl de benodigde dekking.  

Betrokkenheid verbonden partijen 

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)  
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie. 
Er waren de afgelopen jaren zorgen over de dienstverlening van de  BGHU. In 2024 is er een uitvoeringsverbeterplan gerealiseerd bij de BGHU waarvan de resultaten duidelijk merkbaar zijn in de dienstverlening. Dit uit zich in verbeterde bereikbaarheid, betere informatievoorziening naar de burgers en makkelijker procedures voor bezwaar aantekenen.